في هذه المقال
الوقت هو أغلى مورد يملكه القادة. لذا يبحث القادة الأكفاء عن تحسين مهاراتهم في إدارة الوقت، واستثمار يومهم بطريقة أفضل لتحقيق مزيد من النجاح، والتأثير. واليك دليل عملي سريع لاستثمار وقتك بطريقة افضل.
١- تأكد أولاً من معرفة غرض حياتك .. لتضبط جدولك عليه.
دون معرفة غرض حياتك ستبدو أيامك كرحلة شاقة بلا اتجاه أو معنى. بينما معرفة رؤيتك وقيمك سيحررك من الأنشطة الغير ضرورية، ويرشدك لاستثمار وقتك في الأمور الأعظم قيمة على للمدى البعيد. فسعادتنا الحقيقية لا تقاس بحجم المال الذي “نأخذه”، إنما بمقدار التأثير الإيجابي الذي “نتركه” في حياة من حولنا.
وبمجرد كتابة رسالتك وقيمك الشخصية، اكتب قائمة اخرى بالأنشطة التي تستهلك معظم وقتك. وقارن بين القائمتين بانتظام … وهي ستخبرك بالكثير الذي يجب أن توقفه، وما يجب أن تبدأه.
٢- انجز شيء واحد هام، في الوقت الواحد
بينما تنجز عملك سيخطر على بالك، ويُطلب منك كثير من الأمور المهمة أيضاً، فقط سجلها كملاحظات جانبية. وامض قدما في العمل الرئيسي حتى إنجازه تماماً لتنتقل للعمل الأقل أهمية، وهكذا. بخلاف ذلك ستبدأ الكثير من الأشياء وتنهي القليل. هذا غير مفيد للقادة، كما أنه مُحبط على المدى البعيد. لذلك لا تترك مهمة قبل إنهاء كل ما يجب عمله بخصوصها “الآن”. بعد ذلك انتقل للأقل أهمية “بحسب قائمة المهام” لا بحسب ما يخطر على بالك.
٣- تعامل بحسم مع لصوص الوقت
- لا تتردد في إلغاء إدارة الاجتماعات الغير ضرورية
- لا تعقد اجتماعاً ليس له جدول عمل محدد ومعلن، وموعد “لنهاية الاجتماع.. وكن قدوة في الالتزام بذلك.
- تجنب الدخول في المجادلات التي لا تقود لأي شيء. (اصمت أو ابتعد)
- أبعد عن مكتبك، وغرفتك الأشياء التي تشتت تفكيرك.
- لتجنب المقاطعات خصص مواعيد “محددة، ومعلنة” لا تقبل فيها المقاطعات، أو المكالمات.
- لا تؤجل الأعمال الصغيرة لليوم التالي (المكالمات، الايميلات، والعروض.. الخ) تخلص منها بالرد، أو التمرير لشخص اخر يرد (فيكفي الغد مهامه).
٤- فوض الأعمال
حتماً لن تستطيع تأدية كل الأعمال بنفسك. لذلك تحتاج لتفوض المزيد من الأعمال إن أردت إنجاز مهامك الاستراتيجية على أكمل وجه. لا تترد في تفويض الأعمال الروتينية المتكررة، وتلك التي بها تفاصيل كثيرة، و أي أعمال تأخذ وقتاً على حساب أولوياتك كقائد.
٥- اقض وقتاً أطول مع الناس، وأقل مع الأشياء.
تذكر أنك قائداً للأشخاص وليس للأشياء .. إن كنت لا تجد الوقت للناس فربما تصرف وقتك “كقائد” في الأمور الأقل أهمية. وكخطوة عملية اعد تخصيص وقت محدد وشبه ثابت من يومك لترك كمبيوترك، ومكتبك المكيف، والذهاب للعاملين معك على كل المستويات لتستمع اليهم باهتمام وتخدمهم بصدق. وسرعان ما ستلمس تغييراً لا يُقدر بثمن.
٦- اقض وقتاً ممتعاً مع أسرتك.
أسرتك، وأولادك هم الفريق الأهم الذي يحتاج لقيادتك، واهتمامك أكثر من مجرد أموالك. لذا فقضاء وقت في الترفيه مع أسرتك بعيداً عن أجواء العمل، يمنحك متعة ومعنى أعظم لاستثمار الحياة فيما يدوم، ويعيد شحن بطاريتك. ويزيد من قدرتك على التعامل بلطف مع أعضاء فريقك.
٧- اهتم بصحتك الجسدية والبدنية
حصول جسدك على فترات راحة منظمة سيجدد نشاطك، ويقلل من التوتر والأخطاء في عملك. أيضاً التقليل من الوجبات السريعة والدهنية، وممارسة الرياضة ولو ١٥ دقيقة في اليوم سيزيد من لياقتك البدنية والذهنية ويساعدك على العمل بذكاء أكثر، والحصول على نتائج أعظم على مدى أطول.
الإنجاز لا يأتي من العمل بكثرة، إنما من العمل بذكاء.
٨- استخدم تطبيق مساعد للتذكر، وإدارة الملفات
توقف عن إضاعة وقتك في البحث عن أشياء، وأفكار نسيتها، سجل الأسماء، والإحصاءات، والأفكار، والمهام أولاً بأول في مكان واحد، بحيث يمكنك الرجوع إليه في أي وقت ومن أي مكان. يمكنك استخدام تطبيقات مجانية مثل Evernote لتسجيل وتنظيم كل شيء، وإدارته، ومشاركته. أو يمكنك الاشتراك في دورة لتقوية الذاكرة. ويمكنك تخصيص وقت السفر والمواصلات لمراجعة وإعادة تنظيم الأفكار والمهام .. بما يسهل إيجادها بسهولة.
٩- استخدم تطبيقات مساعدة لإدارة المواعيد والأولويات
توجد كثير من التطبيقات المجانية الرائعة التي تساعدك لمتابعة مواعيدك (مثل Google Calendar & Cal)، أيضاً من المفيد استخدام تطبيق لإدارة المهام مثل Microsoft To Do المجاني، ويمكنك أن تطلب من فريق العمل بالكامل استخدامه (لمشاركة بعض المهام بسرعة وسهولة، ومتابعة التقدم في الإنجاز أولاً بأول) وسوف يساعدك ذلك لكي تلمس تحسناً واضحا في التواصل والتنسيق بين أعضاء الفريق.
١٠- ذكر نفسك بالتركيز على الأمور الأهم
إن كنت كثير التشتت، ربما يساعدك أن تسجل ملاحظة في أجندتك الإلكترونية تذكرك ٢: ٣ مرات يومياً بهذا السؤال: هل هذه افضل طريقة للاستفادة من وقتي؟! وان كانت إجابتك بـ : لا .. انتقل مباشرة لمهمة أكثر منطقية.
١١- قيم يومك، وتعلم منه لتنسيق مهام اليوم التالي
في نهاية اليوم .. اعد التفكير السريع في كيف صرفت يومك من أوله، وكيف تعاملت مع الأشخاص والأمور. اسأل نفسك: ما الذي تصرفت فيه حسناً، وما التحسينات التي يجب تداركها إذا أُعيد علي هذا الموقف؟
ثم استخدم جدول ايزنهاور لادارة المهام لترتيب وتنسيق مهامك لليوم التالي.
