قائمة المهام الشاملة لمديري المشروعات

كمدير للمشروع، حتمًا تعرف مقدار المهام والمتغيرات اليومية التي تحتاج للتعامل معها وانجازها لانجاح المشروع. وسواء كنت مديرًا متمرسًا للمشروعات أو مبتدئًا، سيكون من المفيد امتلاك قائمة واضحة ومنظمة بالمهام الأكثر أهمية لنجاح عملك. في هذه المقالة، قمنا بتجميع أهم المهام لمديري المشروعات، وتنظيمها بطريقة تسهل متابعتها كمهام عامة، يومية، أسبوعية، شهرية وسنوية. بدًا من ادراك وتحديد أهداف المشروع إلى التقيم النهائي واستخراج الدروس المستفادة. سوف تساعد قائمة المهام الشاملة لمدير المشروعات في أن تكون ملمًا بالأدوار والمهام التي تحتاج لانجازها لقيادة فريقك بثقة نحو النجاح. وسواء كنت تسعى لتحسين مهاراتك في إدارة المشروعات، أو تحتاج فقط لقائمة مراجعة بسيطة ومنظمة لادارة مشروعك، فإن هذه القائمة هي مورد قيم لأي مدير مشروع.

 

هام: في ادارة المشروعات قد تختلف بعض المهام، وكذلك معدل تكرارها بحسب نوع وحجم المشروع، وكذلك الظروف المحيطة والمرحلة التي يمر بها. لذا ننصح بالاستفادة من القائمة “الاسترشادية” التالية في اعداد قائمتك الخاصة، وتحديث مهامها (مع مديرك المباشر أو اصحاب المصلحة) قبل بدء المشروع.

 

المهام الرئيسية لمدير المشروعات

ادراك غرض المشروع ونطاقه:
قم بتكوين فهم واضح لأهداف المشروع، وما يحاول أصحاب المصلحة تحقيقه تحديدًا من المشروع. مع تحديد نطاق المشروع (الأعمال التي سوف يتضمّنها المشروع، والأعمال التي لن تكون جزءاً من المشروع).

ادارة خطة المشروع وجدوله الزمني:
قم بإنشاء خارطة طريق مفصلة لتحقيق أهداف المشروع، تشمل مواعيد انهاء الأهداف (المخرجات، والتسليمات) المرحلية والرئيسية، والموارد المطلوبة لكل مرحلة. ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتتبع التقدم.

ادارة ميزانية المشروع:
قم بتحديد التكاليف المطلوبة ووضع الميزانية اللازمة لتأسيس وانجاز المشروع ككل، وتوزيعاتها بحسب المراحل والجدول الزمني. مع ضمان أن أي تحديثات في ميزانية المشروع تتم بموافقه الادارة وراعي المشروع.

إدارة تكاليف المشروع:
قم بادارة المشتريات والتوريدات ومواعيدها والتعاقدات (واي تعديلات ضرورية عليها) بما يضمن أن التكلفة النهائية للمشروع هي نفس التكلفة التي تم تقديرها في بداية المشروع، او التي تم الموافقة عليها لاحقاً.

إدارة موارد المشروع :
قم بتخطيط وتنسيق موارد المشروع (موظفين، اجهزة، آلات، .. الخ) بما يضمن تنفيذ المشروع حسب الوقت و الميزانية المتوقعه للمشروع. وبما يضمن التنسيق والتكامل والاستثمار الامثل لتلك الموارد.

إدارة مخاطر المشروع:
توقع المخاطر المحتملة والعقبات الوارد حدوثها وقد تؤثر على سير المشروع. مع وضع وسائل لمنع حدوثها. أو وضع خطط بديلة لتقليل تأثيرها في حال وقوع هذه المخاطر فعلاً.

بناء وادارة فريق المشروع:
حدد الأفراد المسؤولين عن إكمال مهام المشروع، وحدد بوضوح أدوار، صلاحيات، ومسؤوليات كل منهم، وقم بما يلزم لبناء وادارة الأعضاء نحو تحقيق الأهداف.

ادارة الموافقات والتوقيعات:
تأكد من الحصول على أي موافقات أو توقيعات مطلوبة من راعي المشروع، الممولين أو أصحاب المصلحة، وذلك قبل المضي قدمًا في مراحل المشروع الرئيسية.

إدارة الجودة للمشروع ومخرجاته:
قم بتحديد معايير الجودة، وقياسها باستمرار لجميع الأنشطة والمخرجات، مع اتخاذ الإجراءات التصحيحية حتى يحقق الفريق أقصى درجات الجودة بحسب المعايير الموضوعة.

مراقبة خطة المشروع وتعديلها:
قم بمراجعة التقدم المحقق باستمرار تبعًا لخطط المشروع، وقم بما يلزم لضمان أن جميع عمليات المشروع مترابطة ومتناسقة وأن الامور تسير بحسب الجدول الزمني للمشروع.

ادارة خطة الاتصالات والعلاقات:
حدد كيفية التواصل بين أعضاء الفريق واقسامه (ايميلات، تطبيق سلاك، برنامج ادارة مشروعات.. الخ). وكذلك كيفية مشاركة التقدم في المشروع وتحديثاته مع القادة (أو أصحاب المصلحة)، وكذلك كيفية ومعدل التواصل مع الاطراف المهمة الاخرى (كل شخص أو قسم يؤثر في المشروع أو يتأثر به).

 

المهام اليومية لمدير المشروع:

وضع قائمة المهام اليومية لمدير للمشروع، ومتابعتها من الأمور الضرورية للغاية، فهي تحميك من التشتت، وتضمن تركيزك على الأولويات الأكثر أهمية لنجاحك في ادارة المشروع. إلا أن نوع المشروع، حجمه والمرحلة الحالية له، قد تستوجب عليك أحيانًا اضافة بعض المهام للقائمة التالية أو الاستغناء عن بعضها. واليك هذه قائمة المهام اليومية الأساسية لقادة ومديرين المشروعات:

تحديد أولويات المهام:
اكتب قائمة بكل المهام بتنوعها، ثم قم بتحديد أولوياتها وترتيبها لليوم (ربما يفيدك طريقة ايزنهاور لادارة المهام على موقع كل قائد).

مراقبة التقدم والجودة:
راجع التقدم الفعلي مقابل الجدول الزمني للمشروع، وافحص امتثال الأعمال لمعايير الجودة الموضوعة. (بمراجعة التقارير اليومية، اجراء اجتماعات سريعة، مراقبة الجودة).

تزويد الفريق بالتوجيه والدعم:
قم بتلبية احتياجات الفريق في الجوانب الإدارية والفنية والمالية للمشروع. استمع اليهم، وقدم لهم المعلومات، الدعم والتوجيه اللازم لإكمالهم مهام عملهم بفاعلية.

إدارة المشاكل والمخاطر:
قم بتحديد وحل أية مشكلات تظهر أثناء المشروع (بالتشاور مع المتخصصين بالفريق وخارجه)، وعالج أي مخاطر محتملة أو صراعات مبكرًا أو وضع خطط للتخفيف من تأثيرها.

ادارة الموارد والميزانية:
قم بإدارة، تطوير واستثمار الموارد (البشرية، والمادية) لضمان زيادة الفاعلية، واكتمال الأعمال في المواعيد المحدد، وكذلك في حدود الميزانية المحددة.

متابعة الاتصالات:
افحص بريدك الإلكتروني، الرسائل وقم بالرد عليها. وحافظ على التواصل مع رعاة المشروع والاطراف الفاعلة لتبادل المعلومات وابقائهم على اطلاع دائم بتقدم المشروع، وتنسيق أي تعديلات ضرورية.

 

المهام الأسبوعية لمدير المشروع:

مراجعة أداء المشروع:
راجع التقدم الاسبوعي المحقق بالاقسام او القطاعات المختلفة مقارنة بالجدول الزمني لتحقيق أهداف المشروع، واتخذ ما يلزم لبقاء المشروع على المسار الصحيح.

مراجعة أداء الفريق:
قم بتقييم ومناقشة معدل الانجاز لمهام أعضاء فريقك (الكم)، وجودة العمل (الكيف) بحسب الوقت والمهام الموكلة لكل منهم.

عقد اجتماع مع الفريق:
قم بعقد الاجتماعات اللازمة (مع مسئولي الاقسام، أو مع كل قسم على حدة) لمناقشة التقدم والمشكلات والخطوات التالية.

معالجة القصور والمشكلات:
حدد وعالج أي قصور أو قرارات مؤجلة خلال الأسبوع، واعمل مع الفريق والاستشاريين على حل المشكلات في أسرع وقت ممكن.

تحديث الجدول الزمني والميزانية:
قم بتحديث الجدول الزمني للاسبوع القادم والميزانيات المخصصة للمشروع بناءً على التقدم والمستجدات وأي تغييرات ذات صلة.

متابعة أصحاب المصلحة بالتحديثات:
شارك حالة المشروع الحالية مع القادة (أو الرعاة وأصحاب المصلحة) لإبقائهم على اطلاع دائم بالتقدم المحرز وأي تغييرات على الخطة، أو أي قضايا تحتاج إلى معالجة بالتنسيق معهم.

 

المهام الشهرية لمدير المشروع:

تقييم أداء المشروع:
راجع وسجل بطريقة منظمة وواضحة التقدم المحقق خلال الشهر مقابل الجدول الزمني والأهداف ومعايير الاداء (KPIs) المحددة مسبقًا (مع تقييم موضوعي لنقاط القوة والضعف).

تقييم أداء الفريق:
قم بمراجعة وتقييم أداء أعضاء الفريق على نطاق شهري بغرض الدعم والتطوير. وبناءًا على التقييم وخطط الشهر القادم، يمكنك وضع ومتابعة خطة تطوير (تتطلب استثمار وقت، وتكلفة).

تحليل الاداء:
قم بـ “تحليل” بيانات الاداء (من، متى، اين، لماذا ..، نحقق انجاز أكثر او أقل)، وحدد مجالات التحسين وإجراء أي تعديلات ضرورية على العمليات، او استثمار أفضل للموارد.

مراجعة المخاطر:
حدد المخاطر المتوقعة (من تطورات الاحداث، التغييرات الاقتصادية، والسياسية وغيرها). ناقشها، وعالجها، أو ضع خطط لتقليل اثارها على المشروع.

تحديث الجدول الزمني والميزانية:
راجع الجدول الزمني والميزانية المخصصة للمشروع (خاصة الشهر القادم) وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.

تحديث خطة الاتصالات والعلاقات:
راجع وطور ما يلزم بخصوص معدل وجودة التواصل بين أعضاء الفريق واقسامه، وكذلك مع الاطراف الاخرى. وطريقة إبلاغ أصحاب المصلحة بالتقدم والتحديثات.

 

المهام السنوية لمدير المشروع:

قد يفضل البعض القيام بالمهام التالية بصورة ربع أو نصف سنوية أيضًا. (اختر الانسب حسب حسب الاطار الزمني، وظروف وامكانيات المشروع)

 مراجعة نهاية العام:
راجع التقدم المحرز والنتائج المحققة على أساس سنوي مقابل المقاييس والأهداف الموضوعة للعام، وحدد مجالات التحسين في العام المقبل.

مراجعة أداء الفريق:
قم بمراجعة وتقييم أداء أعضاء الفريق على أساس سنوي. مع تحديد مجالات وخطة التطوير (تجد مساعدة عملية بموقع كل قائد، قسم التقييم).

مراجعة المخاطر:
راجع خطة إدارة مخاطر المشروع، حدد واضف أي مخاطر جديدة ظهرت مع خطة مواجهتها، وقم بتحديث ما يلزم من الخطة حسب الحاجة.

تحليل التكاليف والميزانية:
قم بتحليل تكاليف المشروع وميزانيته لتحديد مواضع التجاوزات وأسبابها. وحدد المجالات الاخرى التي يمكن فيها تحقيق وفورات بالعام المقبل.

تحديث الوثائق:
تأكد من أن جميع وثائق المشروع (بما في ذلك خطط المشروع، الجداول الزمنية، الميزانيات، ..الخ) محدثة وتعكس بدقة الوضع الحالي للمشروع.

مراجعة أصحاب المصلحة:
راجع ملاحظات واحتياجات واهتمامات أصحاب المصلحة أو رعاة المشروع، وضع (ربما بالتنسيق مع مديرك المباشر) استراتيجيات التعامل معهم بفاعلية.

التخطيط للعام القادم:
ضع خطة للسنة القادمة (بناء على كل ما سبق)، بما في ذلك المعالم الرئيسية والمواعيد النهائية والموارد المطلوبة وملاحظات اصحاب المصلحة.

تسجيل الدروس المستفادة:
راجع النجاحات والإخفاقات في ادارة المشروع، (ما الذي نجح ولماذا؟ وما لم ينجح ولماذا؟) وقم بوضع توصيات لتحسين أدائك في العام القادم.

 

ملحوظة: هذه القائمة هي “قائمة استرشادية مساعدة”، يمكن زيادة او حذف بعض المهام، وكذلك معدل تكرارها بحسب طبيعة المشروع، حجمة، المجال، نطاق العمل وغيرها. لذا ننصح باعداد قائمتك وتحديث مهامها (مع مديرك المباشر أو اصحاب المصلحة) قبل بدء المشروع.

 

أعدها لك: بيتر عوض