الدليل الشامل لإدارة اجتماعات ناجحة وفعالة أونلاين مع أهم البرامج

مع التسارع التكنولوجي، وصعوبة عقد المؤتمرات والاجتماعات وجهًا لوجه، يحتاج جميع القادة لسرعة اكتساب وتطوير مهارات عقد الاجتماعات والمؤتمرات باحترافية أونلاين على كافة المستويات (بدءًا من الاجتماعات العائلية، إلى اجتماعات اللجان وفرق العمل واجتماعات العملاء والمؤتمرات. وسوف يساعدك هذا الدليل الشامل على معرفة ما يجب فعله قبل، أثناء وبعد الاجتماعات، مع مقارنة سريعة لأهم البرامج. اضافة إلى أهم الأدوات العملية المساعدة في نجاح الاجتماعات والعمل عن بعد بكفاءة فاعلية وانجاز.

 

أهم خيارات البرامج

لعقد اجتماعاتك أونلاين؟

هناك مئات البرامج لعقد الاجتماعات أونلاين ويستحيل عملياً حصرها مع امكانياتها في مقال واحد، ولكن سنعطي فكرة عن أهم واسلس هذه البرامج، وما يميز كل منها

زووم Zoom

الأشهر والأوسع انتشارً، يمكن استخدامه بسهولة من اي جهاز موبايل او كمبيوتر ايا كان نظامه. ويمكنك عقد اجتماعات مجانية حتى ٤٠ دقيقة كحد اقصى لعدد ١٠٠ شخص مشارك (صوت وفيديو، وشاشة)، كما يتميز بجودة الصوت والصورة على سرعات الانترنت البسيطة، وامكانات التعاون لادارة الاجتماع (مثل وجود مضيف مساعد أو اكثر لتنظيم الاعمال الادارية والتقنية)، ويمكنك من تقسيم الاجتماع بسهولة وسرعة لغرف مناقشة فرعية (Breakout Rooms)، اضافة لامكانيات عالية جدًا للتوافق (Integrations & API) مع اغلب التطبيقات والمنصات المكملة في العالم. يتميز زووم أيضًا بسهولة انضام الاشخاص، إذ لا يتطلب الامر من الضيوف سوى الضغط علي رابط الاجتماع ليقوده الرابط بسهولة لتحميل وتثبيت البرنامج، ثم الانضمام للاجتماع مباشرة وحتى دون انشاء حساب. كما يمكن لمستخدمي الكمبيوتر pc من الانضمام مباشرة للاجتماعات في المتصفح نفسه ( بدون تحميل البرنامج).

وفي الحسابات المدفوعة من زووم (تبدأ فقط بحوالي ٢٥٠ جنيه في الشهر) يمكنك عمل اي عدد من الاجتماعات لاي مدة دون انقطاع، مع امكانيات مفيدة جدًا مثل استطلاع الاراء (Polling) من داخل البرنامج نفسه، وتسهيل البث المباشر للاجتماع على فيسبوك او يوتيوب او غيرهم. وامكانية توسيع الاجتماع حتى الف مشارك باشتراكات اعلى.

 

وقام Zoom مؤخرًا بتحديثات امنية عملاقة لسد وغلق أغلب الانتقادات الخاصة بالامان والخصوصية، فوضع غرف الانتظار كالخيار الافتراضي للتتحكم في قبول الأشخاص قبل انضمامهم، وسهل جدًا من امكانية غلق مشاركة الشاشة او المحادثات من الجميع بضغطة زر سريعة، مع امكانية منع الانضمام للاجتماع من اي شخص اخر بعد اكتمال العدد، وقام بخطوات عملية للتشفير الكامل من طرف لطرف وامكانية اختيار بلد السيرفر (لخارج الصين) للحسابات المدفوعة، ووغيرها الكثير. يمكنك تحميل برنامج زووم من هنا.  كما تجد هنا تعليم خطوة بخطوة لعمل الاجتماعات ببرنامج زووم

أكبر ما يعيبه حاليًا هو أن الوقت الأقصي “للاجتماعات المجانية” فق حتى ٤٠ دقيقة (الخيارات التالية تتجنب هذا العيب)، وسوف تضطر لاعادة دعوة الاعضاء للانضمام من جديد بعد الـ ٤٠ دقيقة. كما أن بعض المستخدمين قد لا يحبون تثبيت برنامج للاجتماعات على اجهزتهم الممتلئة بالبرامج (Messenger Rooms يتجنب هذا العيب).

غرف ماسنجر Messenger Rooms

أطلقته فيسبوك مؤخرًا لجميع مستخدميها (وسيعمم على انستجرام اضافة الى واتس اب) وأهم ما يميزه السهولة والسرعة المطلقة في انشاء الاجتماعات، مع عدم اضطرار الأشخاص لتثبيت برامج جديدة، وامكانية الانضمام للاجتماع برابط بسيطة يفتح في متصفح انترنت عادي، حتي لغير مستخدمي فيسبوك. وغيرها من المميزات تجدها تفصيلا هنا. أكثر ما يعيبة (حتى الان) المحدودية في عدد المنضمين (٥٠ شخص كحد اقصي)، مع عدم وجود صلاحيات تحكم في من يمكنه مشاركة الكاميرا أو الشاشة عدم وجود امكانية مشاركة الملفات والتعاون من مديرين اخرين، مع عدم وجود امكانية لتقسيم الأعضاء لمجموعات مناقشة أو استطلاعات داخلية أو غيرها من امكانيات الاجتماعات. لكنه يبقى سريعًا وخفيفا للاجتماعات الموثوقة الاكثر ودية.

 

اجتماعات جوجل Google Meet

بعد أن كان Google Meet حصري لمستخدمي G Suite في الحسابات المدفوعة، أعلنت جوجل أنها ستتيحه للكل مجاناً بداية من أول مايو ٢٠٢٠. ومن أهم مميزاته، امكانية عمل الاجتماع والانضمام له من متصفح الانترنت مباشرة (جوجل كروم) بدون الحاجة لتحميل تطبيق على اجهزة الكمبيوتر، وللموبايلات يمكنك تحميل تطبيق Google Meet لتسهيل عقد الاجتماعات والانضمام اليها. ايضًا بسبب كورونا، سيسمح لك في الحساب المجاني بعمل: اجتماعات طويلة (ليست محددة ب ٤٠ دقيقة كما في زووم)، وامكانية ضم حتى ٢٥٠ شخص (حتى آخر سبتمبر، بعدها سيكون الحد الاقصى للحسابات المجانية ١٠٠ عضو في الاجتماع وتستمر لـ ٦٠ دقيقة). كما يتميز بامكانية جدولة الاجتماعات مباشرة من Google Calendar مع اضافة المرفقات والحضور وغيره، أو انشاء الاجتماعات من Gmail مباشرة. وفي اجتماعات جوجل سيتمكن الجميع من مشاركة الشاشة، المحادثات المكتوبة ..الخ.

لكن يعيبه في الاشتراك المجاني انه سيلزم جميع الحضور بتسجيل الدخول بحسابات جوجل .. (فإن لم يكن للحضور حساب على جوجل لن يتمكن من الانضمام للاجتماعات المجانية) كما يعيبه عدم وجود امكانيات اضافة معاونين لادارة الاجتماع، وعدم وجود طريقة سهلة لتقسيم الاجتماعات لغرف مناقشة، مع عدم وجود طريقة سريعة لغلق امكانية مشاركة الشاشة او الصوت من جميع الاعضاء، وعدم وجود استطلاعات داخل الاجتماع، او بث مباشر،  أو تغيير الخلفية وغيرها من الامكانيات التي يتميز بها زووم. ويمكنك تجربة البرنامج فورًا وانشاء اجتماع مباشرة من هنا. كما يمكنك التعرف أكثر على مميزاته وطريقة الاستخدام باللغة الانجيليزية، أو باللغة العربية

لا يمكن الحكم حكمًا مطلقًا على ما هو أفضل برنامج للاجتماعات، لكن يمكنك تحديد الأنسب لك بسهولة بعد معرفة ما تحتاجه تحديدًا في الاجتماعات، وما الأنسب لجمهورك وميزانيتك.

برامج وبدائل اخرى للاجتماعات

أيضا من أشهر برامج الاجتماعات التي حققت طفرة في النمو في الفترة الماضية

• Webex من SISCO  ويأتي بامكانيات متقدمة مقاربة لزووم، ولكن قد يعيبه صعوبة الوصول للامكانيات المتقدمة من واجهة المستخدم. هنا شروحات تفصيلية لـ كيفية استخدامه
• Jitsi من اشهر برامج الاجتماعات مفتوحة المصدر، قد يكون محدود الامكانيات نسبة لـ ويبيكس و زووم ولكنه يبقى خيارًا جيدًا. إن اردت شرح للبرنامج هنا قناتهم على يوتيوب.
• Signal وهو تطبيق مفتوح المصدر، يتميز بالتشفير الكامل من طرف لطرف مما يجعله امن جدًا، ويستخدم في الاساس من الموبايل (Android & ios). هنا شروحات للاستخدام.
• SKYPE من Microsoft، مناسب أكثر للمجموعات الصغيرة حتى ٥٠ شخص، واضاف مؤخرًا ميزة رائهة تسمى Meet Now تسمح بانشاء الاجتماعات بسرعة بدون برنامج سكايب، كما تسمح بانضمام الاعضاء في متصفح الانترنت نفسه دون الحاجة لتثبيت برنامج سكايب على اجهزتهم. هنا شرح كيفية استخدامه.
• Microsoft Teams من Microsoft ايضًا لكنه مخصص أكثر لاجتماعات فرق العمل، والتي تحتاج أكثر للعمل التعاوني ومشاركة الملفات والفولدرات بصلاحيات مختلفة بالاعتماد على منتجات مايكروسوفت 365. هنا شروحات تفصيلية لاستخدام Microsoft Teams

 

ما الذي يجب فعله

قبل الاجتماعات أونلاين

 

• تأكد من وجود وإعلان غرض يستحق الاجتماع أونلاين

لن يحب أي شخص الانضمام لاجتماع (خاصة أونلاين) لمجرد اننا يجب ان نجتمع، إن لم يكن هناك هدف واضح ومحفز للاجتماع ويمكنك مشاركته بطريقة محفزة للأعضاء للانضمام، ربما الأجدر بك الغاءه أو تأجيله. إن كان هناك سبب قوي يلمس احتياجات الناس من فضلك قم بإعلان أجندة وغرض الاجتماع بطريقة محفزة للانضمام والمشاركة قدر الإمكان.

• أكد على الحضور مسبقًا تشغيل الكاميرا والمايكروفون

الاجتماعات أونلاين ستكون أكثر دفئًا وجدية معًا كلما استطاع جميع (أو على الأقل أغلب الاعضاء) رؤية وجوه وتعبيرات بعضهم على ما يقال، حيث ان التواصل البصري ولغة الجسد سيضاعف جدًا من الفهم، وسيساعدك أيضًا لفهم انطباعات الحضور على ما يُقال، وسبب مهم آخر لذلك هو ان تشغيل الكاميرا يشجع الأعضاء على الالتزام أكثر بالتواجد وتركيز الانتباه للمجموعة والاجتماع دون التشتت باعمال اخرى. وحيث أن تشغيل الكاميرا يتطلب تجهيز مسبق لملابس مناسبة ومكان مناسب، لذلك من المهم جدًا أن لا تفاجئ الحضور بهذا الطلب بل أكد عليهم ذلك مسبقًا بوضوح.

• جهز وسائل تفاعل متنوعة (وألعاب)

نعم، مهما كان الاجتماع جدي، أو رسمي يجب ان تجهز عديد من الفرص للسماح للحضور بالمشاركة الفعالة بارائهم وافكارهم، وهذا يحتاج لتجهيز استطلاعات زووم، او استطلاعات ومساحة اسئلة على سلايدو، أو اختبارات على جوجل فورمس، أو غيرهم، مع التأكد من تفعيل الـ Breakout Rooms ولتقسيم الاعضاء لمجموعات مناقشة وغيرها.

• جهز مكانك للاجتماع (صوت، اضاءة، حركة، انترنت)

تأكد من أن غرفتك ليس بها اصوات ضوضاء، مع عدم وجود مشتتات بصرية خلفك قدر الأمكان (يمكنك استخدام الخلفيات الافتراضية، أو فقط الجلوس وظهرك لحائط لا يكشف بيتك لتجنب التشتت بمرور الأشخاص أو غيره). وتأكد من وجود اضاءة جيدة أمام وجهك (لا تضع الاضاءة خلفك). وفي حالة وجود اجتماعات كثيرة واحتياج لاضاءة بسيطة وسهلة الحركة يمكنك شراء Ring light مناسب.

• مصدر انترنت بديل

تأكد أولًا من قياس سرعة الإنترنت في مكان الاجتماع وعلى نفس الجهاز، أيضًا جهز بديل مختلف تماما (انترنت من جهاز اخر وشركة اخرى) لماذا؟ لان الاجتماع قائم على الانترنت، وببساطة انقطاع الانترنت وارد جدًا (انقطاع كابل التليفون، كهرباء الراوتر، انتهاء الباقة، أو قررت أحد العاملين بالشركة ذلك) وبالطبع لن تحب عمل ارتباك وانهاء الاجتماع في غموض، أو حتى تبرع احد الحاضرين لختيار مسلك اخر للاجتماع. لذلك من الضروري جدًا وجود خط اخر بديل للانترنت المنزلي (ماي فاي، او حتى هوت سبوت جاهز للتوصيل مباشرة) سيسعفك للعودة للاجتماع في اسرع وقت.

• التجربة التجربة التجربة

تأكد من قياس سرعة الانترنت يمكنك تجربة اجتماع سريع للتجربة مع صديق لتأكد من جودة الاضاءة والانترنت والصوت. جرب تشغيل استطلاعات، عرض الشاشة، عرض سلايدو .. الخ .. هذا لن يمنحك مزيد من التحسين وحسب، لكن سيمنحك مزيد من الثقة أيضًا خلال الاجتماع، وسلاسة أكثر لسير الاجتماع. وتجربة رائعة للحضور.

 

ما الذي يجب فعله

أثناء الاجتماعات أونلاين

• ادخال وتعيين مضيف مساعد 

تحتاج ذلك بشدة لضمان جودة وسلاسة أكثر مع تقليل تشتتك في كثير من المهام الإدارية والتكنولوجية الجانبية مع الاجتماع -خاصة في الاجتماعات الكبيرة نسبيًا- والتي تحتاج لمراجعة طلبات الانضمام قبول الأعضاء باسمائهم وإدارة مشاركات الناس (شاشة وكاميرا وصوت). وأثناء حديثك قد تحتاج لمن يعتني بمثل هذه الأمور (هنا الطريقة في زووم)

• كتم صوت للجميع/ إغلاق “مشاركة الشاشة”

إن كانت اجتماعاتك بها أعداد كبيرة نسبيًا، فبالطبع لن تحب ان يقطع الاجتماع صراخ الأطفال من احد الامهات التي نسيت المايكروفون مفتوح، او التلفزيونات واصوات السيارات وغيرها. كما لن تحب ان يشارك احدهم على سبيل التجربة احد افلامه المفضلة بالخطأ للجميع. لذلك لمنح مزيد من التركيز من الجيد كتم الصوت ومشاركة الشاشة للجميع، وفتحهم فقط في الأوقات المخصصة للمشاركات.

• استأذن الجميع في تشغيل الكاميرات

هذا مهم للغاية في الاجتماعات اونلاين، لذلك لا تتردد في طلب ذلك مرارًا وتكرارًا بطريقة ودية. هذا سيزيد جدًا من قوة التواصل والفهم المشترك وبناء العلاقات والجو الودي وأيضًا جدية الالتزام بالتواجد والحضور والتركيز.

• رحب بالحضور بطريقة محفزة ودية، واعد توضيح غرض الاجتماع وبرنامجة

​حتى في الاجتماعات شبه الرسمية من الجيد ان تقوم بإعداد وسيلة لكسر الجليد في الدقائق الاولى. تسمح للناس بالمشاركة، بالضحك والابتسام. هذا سيساعد الجميع على الدخول اسرع واعمق في المشاركات بحب وفاعلية أكثر.

• استخدم وسائل بصرية كلما أمكن

أنت شخص رائع ويحبك الجميع، ولكن مشاهدة وجهك على الشاشة بعد ٣٠ سم من وجوههم لفترة طويلة لن يكون ممتع ولا يزيد من متعة متابعة الموضوع، لذلك استخدم وسائل بصرية (مشاركة الشاشة ب باور بوينت، مشاركة فيديو، احصائيات، صور، الخ) سيجعل الاجتماع أكثر رشاقة ومتعة، وسيجعل الناس تعيد التركيز مع النقلات الجديدة.

• استخدم وسائل تفاعل متنوعة (البداية، المنتصف، النهاية)

لا أحد يحب حضور اجتماع يشعر انه مقيد (مجرد مستمع، غير قادر على مشاركة الرأي أو السؤال أو الخبرات) لذا شجع على الحوار والتعاون (Breakout Rooms) والمشاركة (بالاسئلة والاستطلاعات)، اطلب مداخلات واراء ومشاركات الحضور بالصوت والفيديو على فترات.

• لا تتشتت بغير الاجتماع

في الاجتماعات أونلاين، وعندما ينتقل المايكروفون لشخص اخر .. نميل للتشتت (قد يكون في الرد على مكالمات، ايميلات، …) وهذا خطر جدًا، حيث من الممكن أن يسألك شخص ما أي سؤال فجأة فيجد انك موجود فقط بالاسم. في الاجتماعات الـ آونلاين اعط كل التركيز للاجتماع تماما كما في الاجتماعات العادية. ولا تنشغل بأي شيء خارج الاجتماع.

• قدم ملخص سريع، 

في الاجتماعات أونلاين قد ينقطع الاتصال لدي احد الأعضاء ويرجع مرة آخرى دون أن تشعر، أو يفقد احدهم تركيزه بسبب وجوده في مكان غير مناسب، لذلك من الضروري جدًا خاصة عند وجود قرارات هامة واتفاقات ..الخ ان تقوم بتقدم ملخص سريع جدًا وواضح لما تم التوصل اليه قبل إغلاق الاجتماع.

• انه الاجتماع في موعده

كم تحب ان يحضر الجميع في الميعاد، من المهم جدًا ان تنهي الاجتماع في موعدة (هذا يحتاج ان تخطط للانهاء قبل الميعاد الفعلي بحوالي ١٥ دقيقة) وإن احتجت لـ ٥ أو ١٠ دقائق زيادة كحد اقصى يمكنك استئذان الناس اولا، مع السماح “بصدر رحب” بمغادرة أي شخص مرتبط بأي موعد اخر بدون ان تعتبر ذلك قلة اهتمام.

 

ما الذي يجب فعله

بعد الاجتماعات أونلاين

• تأكد من غلق الاجتماع

خطأ شائع وخطي ر للغاية يقع فيه البعض بعد انتهاء الاجتماع ان يقوموا فقط بتصغير أو إغلاق النافذة ظنًا ان هذا سيغلق الاجتماع، ولكن يستمر جميع الاعضاء الموجودين في الاستماع لجميع الحوارات المنزلية والجانبية الدائرة في بيتك على طريق الخطأ. لذلك تأكد من الضغط على زرار انهاء الاجتماع/ او مغادرة الاجتماع (في حالة كونك عضو) وليس مجرد اغلاق او تصغير نافذة الاجتماع.

• شارك الحضور بـملخص مكتوب.

لنفس السبب السابق، تأكد من كتابة ملخص لما تم الاتفاق عليه، شامل المرفقات والروابط المساعدة وغيره .. وارساله للحضور في اقرب وقت ممكن بعد الاجتماع.

• اجب الأسئلة المعلقة

قد لا يسعفك الوقت في كثير من الاجتماعات لاجابة كل الاسئلة خلال الاجتماع. استخدم الأدوات التكنولوجية المتاحة (مجموعة واتس اب، مجموعة فيسبوك، سلايدو او غيره) في الرجوع للاسئلة المعلقة والرد عليها شخصياً. هذا سيعطي تقديرًا واهتمامًا بكل فرد، ويشجع مستقبلا على المشاركات والتفاعل أكثر.

• سجل ملاحظاتك الشخصية

التجربة هي أكبر معلم. لذلك سجل ملاحظاتك ودروسك المستفادة للاجتماعات القادمة على حسابك الشخصي على Google Keep مثلا أو أي وسيلة تكنولوجية تضمن لك الرجوع اليها من أي مكان قبل الاجتماعات القادمة.

نصائح عامة

لزيادة جودة الاجتماع

• ارتدي ملابس مناسبة للحضور والحدث (لا أكثر رسمية بكثير ولا أقل)
• قلل كثير من الحلى والمجوهرات أو الألوان المشتتة او المخططة خطوطًا رفيعة.
• التقط وامدح علانية كل ما هو جيد وإيجابي قبل وأثناء وبعد الاجتماع.
• أبطئ قليلاً من سرعتك العادية في الكلام اثناء الاجتماعات أونلاين.
• عندما تسأل انتظر بضعة ثواني لوجود تأخير لثواني في نقل الصوت أونلاين حتى لا يحدث تداخل للحديث.
• قلل مدة الاجتماعات للحد الأدني كلما أمكن، وإن اضطررت لعمل اجتماعات طويلة امنح بريكات متعددة وسطها.
• لا تتحدث محادثات جانبية (خارج موضوع الاجتماع) مع احد الأعضاء.
• لا تكن متكلفاً في الحديث، تحدث بطريقة ونبرة ودية كانك تحدث أصدقائك (وليس كأنك تسجل تقرير رسمي)

برنامج وأدوات مساعدة

هذه الأدوات قد تكون مساعدة جدًا (ولكن بحسب نوع وهدف اجتماعك) فليس بكثر البرامج تنجح الاجتماع، ولكن باستخدام المناسب فقط منها. بحسب الاحتياج.

• Krisp لإلغاء الضوضاء التي حولك. وتنقية الصوت من اصوات المحيطين والاجهزة وغيرها.
• Google Docs للعمل المشترك على الملفات المختلفة أثناء الاجتماع نفسه مع بعض أو كل الحضور
• coggle.it للخرائط الذهنية التعاونية، حيث يمكنك اضافة المشاركين والعمل معًآ على خريطة ذهنية واحدة في نفس الوقت.
• Google Calendar لادارة اجندة الفريق، حيث يستطيع جميع الاعضاء متابعة كل الاحداث ومواعيد الاجتماعات وغيرها لحظيًا.
• Slido لزيادة المشاركة والتفاعل في الاجتماع، والسماح للمشاركين بطرح اسئلتهم، والمشاركة في الاستبيانات، والمسابقات وغيره.
• Microsoft To DO لادارة المهام المشتركة مع آخرين، ومتابعة التقدم فيها لحظيًا عن بعد، بامكانيًات عالية جدًا.
• Asana لادارة فرق العمل عن بُعد، وتنظيم المشاريع والمهام أونلاين مع الفريق. ويتميز انه أكثر احترافية (مجاني حتى ١٥ عضو)

 

إن احتجت لشرح أو تعلم لأي من هذه البرامج، يمكنك أن تجد فيديوهات شرح بالمواقع الرسمية لهم، أو ببساطة جرب البحث في جوجل & يوتيوب وستجد كثير جدًا من الشروحات التفصيلية.

 

ماذا أيضًا؟!

ما احلى ان نشارك جميعًا في تبادل خبراتنا الرائعة بخصوص هذا الامر الحيوي والهام، لذلك ارجوك ان تشعر بكل حرية في اضافة أي نقاط او اقتراحات في التعليق لاستفادة أعمق.