في هذه المقال
القادة العظام يبحثون دائما عن تأهيل قادة جدد يحملون الرؤية معهم، ولا يوجد عمل يؤهل مزيد من القادة مثل “التفويض السليم”. تعلم هنا المزيد عن ذلك، لتستطيع أن ترى أحلامك تتحول إلى واقع.
ملحوظة: يسبق هذه الخطوات “تحديد المهمة، والشخص الأنسب لها”. وتم فرد مقال خاص لذلك من هنا
١- اشرح الصورة الكبرى، والفائدة الشخصية
فمجرد أن يرى العضو “الصورة الكبرى“، وإسهام المهمة في تحقيق الأهداف الرئيسية لقسمك. ودور المهمة في تعزيز نموه المهني الشخصي. سيصبع “بعدها” مستعد ومتحمساً للاستماع للتفاصيل الدقيقة، وطرح الأسئلة الهامة.
٢- ذكر العضو بالأهداف الرئيسية للقسم، وغرض المهمة.
بمجرد غرس الأهداف في عقل وقلب أعضاء فريقك سيصبحوا أكثر قدرة و ذكاءً في اتخاذ القرارات وتحقيق الهدف.
٣- شارك التفاصيل.
بعد فهم الصورة الكبرى، وأهداف العمل سيرغب العضو في معرفة التفاصيل مثل:
- الموارد الداعمة له (ما الميزانية المتاحة، المساعدين، التدريب الذي سيحصل عليه ..)
- سلطات وصلاحيات اتخاذ القرار (لا تخشي من إعطاء صلاحيات مناسبة. فإحكام سيطرتك على السلطات سيؤدي لفشل أكمال المهمة أو اللجوء إليك في كل كبيرة وصغيرة، بما يعني عودة المهمة إليك من جديد)
- النتائج المتوقعة تحديداً. ركز على توضيح الغايات أكثر من الوسائل. لا تتوقع أن يقرأ الجميع أفكارك وتوقعاتك. فأكثر الأمور المحبطة هي أن يرجع إليك عضو بالنتائج، فيجد ردك: رائع .. إنما ليس هذا ما كنت أريده.
٤- استمع لأسئلته.
من المحتمل بشدة وجود أسئلة منطقية تتعلق بالمهمة في ذهن العضو.. لذلك اعطه الفرصة لطرح كل أسئلته ومناقشتها معك.
وإذا لم يطرح هو أسئلة يمكنك أن تبادر انت بأسئلة مثل:
- ما المشكلات التي تتوقعها بخصوص هذه المهمة؟
- هل ستستطيع القيام بباقي الأعمال الأخري الملقاة عليك أم تحتاج مساعدة ما؟
- هل الموعد النهائي المحدد موعد مقبول لإتمام المهمة؟
- هل لديك أفكار بشأن تحسين هذا على نحو اكبر؟
- ماذا ستفعل إذا حدث ….؟
- ما شعورك تجاه القيام بهذه المهمة؟
٥- اتفقا على جدول الإنجاز
“بعض” المهام المعقدة ربما تحتاج لجداول زمني للإنجاز / أو خارطة طريق رسمية لمتابعة التقدم، هذا سيساعدك كما يساعد العضو على متابعة التقدم دون مفاجآت.
وإذا وجدت صعوبة في عمل ذلك معه. ربما تطلب منه أن يعد هو خطة عمل مكتوبة بالتواريخ (بنموذج بسيط مشابه للتالي)
|
المهام الفرعية |
النتائج المستهدفة |
تاريخ البدء |
تاريخ الانتهاء |
ملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
٦- اتفقا على نقاط المتابعة الدورية.
من المهم “جدا” وجود مواعيد محددة للمتابعة الدورية (ربما تكون متقاربة في البداية وتزداد الفترات مع الوقت). مع تسجيل تلك المواعيد في أجندة كل منكما.
هذه المراجعات تعطيك فرصة لملاحظة التقدم بصفة دورية، وتحديد المشكلات المتنامية للمساعدة في حلها، وتعطي العضو أيضا الثقة أثناء التقدم. ولكن لا تبالغ في المتابعة لدرجة تقترب من قيامك بالمسئولية نيابة عن العضو.
٧- قم بالمتابعة الذكية
يمكنك أن تطلب المتابعة من خلال جمله مثل: “فلان، أود الاضطلاع على احدث التطورات الأسبوعية فيما يتعلق بكل نشاط من كذا وكذا .. (أو التقدم في جدول العمل الذي وضعناه معاً). وفيها
- اضبط توجهك الداخلي على “تطوير قائد جديد، وتسهيل عمله لا مجرد محاسبته”
- اختر الوقت المناسب للتغذية المرتجعة بعيداً عن أوقات التوتر والضغط
- استخدم جدول المهام (مثل الموجود بالخطوة ٥) دون انغماس في التفاصيل.
- أتح له مساحة من الحرية والابتكار في الوسائل، ولا تأخذ له القرارات.
- استخدم الأسئلة كلما استطعت “لا الأحكام، والقرارات”. (هذا سيجعله شريك في التقييم)
- شجع كل ما تريد أن ترى منه المزيد .. ولا تنتظر حدوث معجزات حتى ترى أن شخصاً ما يبلي بلاءا حسناً.
- مع النتائج الضعيفة. لا تتسرع في سحب المهمة من الشخص. تذكر أن غايتك تطور قائد عظيم .. لا مجرد إنهاء المهمة فحسب.
- لا تهمل أو تأجل المتابعة حتى في حالة بعد المسافات، أو قلة الوقت. ربما يمكنك أحيانا عمل المتابعة الدورية بالتليفون، أو البريد الإلكتروني، …الخ. ولكن إهمال هذا ليس في صالح المسئولية، أو العضو ولا في صالحك بأي شكل.
٣ اسئلة أساسية يجب مناقشتها اثناء متابعة التفويض
- ما الذي تم إنجازه بشكل جيد في هذه النقطة؟
- ما الذي تم إنجازه بشكل “معقول” هنا، إنما يحتاج للتطوير والتحسين؟
- ما الدروس المستفادة للوقت القادم
نقطة عمل
رتب الآن موعدين على الأقل خلال الأسبوع لإعادة تفويض المهام بطريقة افضل متبعاً أهم النصائح الواردة هنا، سجل هذه المواعيد بأجندتك،
واحتفظ بهذا المقال بطريقة تسهل عليك مراجعته قبل كل تفويض.
