كيف تستخدم مصفوفة ايزنهاور “بفاعلية” لادارة وقتك وترتيب أولوياتك (مع نماذج العمل)

تميزت مصفوفة ايزنهاور (Eisenhower Matrix) والمعروفة ايضًا ب (بمصفوفة أيزنهاور للقرارات و مربع هام وعاجل) بالبساطة والفاعلية في إدارة المهام وترتيب الأولويات على كافة المستويات الشخصية والادارية. فمن خلال تقسيم المهام لجدول بسيط من ٤ اجزاء يمكنك اتخاذ قرارات أكثر فاعلية.
وسواء كنت تقود فريق صغير أو دولة عظمى كـ ايزنهاور نفسه (الرئيس الأمريكي رقم ٣٤) فلن تجد طريقة ابسط واكثر فاعلية مصفوفة ايزنهاور لادارة وترتيب الأولويلات والمهام.

مصفوفة أيزنهاور والمقصود بـ “الهام، والعاجل”

مصفوفة أيزنهاور هي أداة إنتاجية، ابتكرها الرئيس الأمريكي الأسبق دوايت دي أيزنهاور للمساعدة في تحديد أولويات المهام بناءً على مدى أهميتها وإلحاحها. وتوزع المصفوفة المهام إلى أحد أربعة أركان من الجدول بناء على مدى أهمية والحاح كل مهمة كالتالي.

الأمر الـ “هام”: هو ذلك الذي له تأثر عميق وطويل المدى على عملك، أو حياتك أنت وأسرتك. ولا بد من القيام بها بنفسك.

الأمر الـ “غير هام”: يُقصد به أنه فقط “أقل أهمية وأضعف تأثيراً” على المدى البعيد. ولا مشكلة إن قام به شخص آخر نيابة عنك.

الأمر الـ “عاجل”: هو الذي يحتاج لاهتمام فوري، تأخيره قد يحمل عواقب وخيمة عليك أو على المسئؤلين مباشرة منك.

الأمر الـ “غير عاجل”: هو الذي يحتمل بعض التأجيل بدون مشاكل (يمكن القيام به غداً، او بعد غد بدون مشاكل).

الأمور الأكثر أهمية نادراً ما تكون عاجلة، والأمور العاجلة نادراً ما تكون أكثر أهمية. دوايت أيزنهاور

الأقسام الأربعة لمصفوفة ايزنهاور، والتعامل مع كل حالة

هام وعاجل: افعله الآن.

مثل: العناية بحالات طوارئ طبية، تسليم مشروع في المواعد النهائي، الرد على بريد لاكتروني عاجل .. الخ. وتحتاج أن: تقوم بمثل هذه الأمور “الهامة” والعاجلة” في اقرب وقت ممكن. وغيرها من القوائم

هام وغير عاجل جدوله.

مثل: التقييم، والتخطيط لأهدافك الشخصية والمهنية، الحصول على تدريب لتحسين مهاراتك، خروجة ممتعة مع اسرتك، أو تحاليل دورية.. الخ. وتحتاج أن: تضع لها وقتًا محددًا للتنفيذ (قد يساعدك قائمة المهام الاسبوعية على كل قائد). فهذه الامور (الهامة وغير عاجلة) هي ما تشكل مستقبلنا وتأثيرنا، وهي نفسها الأكثر إهمالها.

غير هام، وعاجل: فوضه.

مثل: الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير الهامة، تجهيزات القاعة والأدوات الخاصة باجتماع غدًا، وغيره. فهذه المهام عاجلة، ولكن تأثيرها محدود، ولا تتطلب القيام بتفاصيلها بنفسك. لذلك تحتاج أن: تفوض هذه الأمور، لتحقيق أعظم نتائج من وقتك وحياتك (تجد هنا مساعدة عملية لتفويض ناجح)

غير هام، وغير عاجل: اتركه.

مثل: متابعة السوشيال ميديا، وتبادل احاديث النميمة. مشاهدة كافة مباريات الدوري، وربما بعض التطبيقات الموبايل (إن كانت لا تمثل قيمة كبيرة لعملك او للاخرين). فتحليل مهام يومك ستجد الكثير الأعمال التي لا تمثل أهمية وقيمة للمدى البعيد، كما أنها غير عاجلة. وقد تشتتك. لذلك تحتاج أن: تقوم بحذفها (او نقلها لقائمة مهام منفصلة “لوقت الفراغ”). فقد تجد لهذه القائمة وقتا في طوابير الانتظار، اشارات المرور، والمواصلات.

انشئ نسختك الخاصة على Google Sheet من مصفوفة أيزنهاور لادارة المهام والأولويات النموذج المجاني 

نموذج عمل مجاني – لجدول أيزنهاور

لمساعدتك عمليًا اعددنا لك في موقع كل قائد نموذج عربي مجاني لمصفوفة ايزنهاور – من هنا وهي نسخة مفتوحة على جوجل شيت.

هذا النموذج:
يشمل مصفوفة أيزنهاور قابلة للتعديل، مع قائمة مهام متوافقة مع مفاهيم المصفوفة. وهو مجاني تمامًا. حيث يمكنك انشاء نسختك منه بكل سهولة (كما ستجد الشرح بالنموذج نفسه)
بعد انشاء نسختك الخاصة، يمكنك اضافة مهامك وترتيبها ومتابعتها بسهولة، كما يمكنك استخدام الورق، أو تطبيق موبايل أو أي طريقة تساعدك على التطبيق

نموذج مجاني لمصفوفة ايزنهاور – Google Sheets

نقطة عمل
بدلا من الاستسلام للمهام والاجتماعات، والطلبات التي لا تنتهي. استقطع ١٠ دقائق من يومك .. وضع كل مهامك على بالنموذج المرفق، وتصرف وفق كل مربع.

اعدها لك: بيتر عوض

لمتابعة الجديد، انضم الآن لقناة كل قائد (Telegram)