في هذه المقال
تستطيع عقد اجتماعات فعالة محفزة، وتخرج بقرارات عملية يمكن متابعتها. هذه القائمة العملية تم إعدادها لتساعدك في ذلك، مع عدم إهمال التفاصيل الضرورية لضمان فاعلية الوقت والمال والخروج باجتماعات ناجحة.
أين تكمن مشكلة اجتماعاتنا؟
هناك ثلاث مراحل أساسية في جميع أنواع الاجتماعات : الإعداد المسبق، والاجتماع الفعلي، والمتابعة بعد الاجتماع.
والمشكلة أننا غالبا ما نركز فقط على وقت الاجتماع نفسه، مع إعطاء أهمية أقل للإعداد والمتابعة الجيدة. وهو ما يؤدي لضياع كثير من الوقت، والمال مع فقدان حماس المشاركون. ويقدم موقع weekdone.com وغيره من المواقع المتخصصة مجموعة من النقاط العملية التي يجب التأكد منها قبل وأثناء وبعد كل اجتماع. من هذه القائمة وغيرها رأينا أن نقدم للقادة العرب هذه القائمة العملية.
احتفظ بالقائمة التالية
يمكنك تحميلها وطباعتها، أو تمريرها لمنسق الاجتماعات – للتأكد من مراجعة واستيفاء نقاطها (قبل، وأثناء، وبعد) كل اجتماع.
قبل الاجتماع
تم تحديد الهدف الواضح من الاجتماع
تم تحديد المشاركين
تم تحديد يوم وموعد الاجتماع
تم تعيين مكان الانعقاد
تم إعداد جدول الأعمال (البنود التي ستناقش، غرض كل منها، الوقت المخصص لها)
تم توزيع جدول الأعمال على المشاركين
تم توزيع اي مواد أخرى مرتبطة بغرض الاجتماع
تم حجز غرفة الاجتماع، وتم تهيئتها، وتجهيزها
خلال الاجتماع
تم البدء في الوقت المحدد
تم توضيح القواعد الأساسية للاجتماع والمناقشة
تم استعراض جدول أعمال الاجتماع
تم توضيح غرض الاجتماع
مباشرة جدول الأعمال
نناقش موضوع واحد في الوقت الواحد
نستمع لمتكلم واحد في الوقت الواحد
نلتزم بالمناقشات ذات الصلة بالموضوع المطروح
يتم تلاوة كل بند من جدول الأعمال بصوت واضح (عند الانتقال من نقطة لأخرى)
يتم اتباع الجدول الزمني المخصص لكل نقطة
المشاركة في الاجتماع
جميع أعضاء الفريق لديهم فرصة للتعبير عن آرائهم
نستخدم أسئلة مفتوحة (لا تُجاب بـ نعم، او لا)
نتائج الاجتماع
تم إحراز تقدم نحو هدف الاجتماع
تم تلخيص المناقشات الهامة والقرارات المتخذة
تم توضيح المسؤوليات، وتوثيق المهام الموكلة للأشخاص، ومواعيد التنفيذ النهائية
تم الإعلان عن تاريخ، وقت، ومكان انعقاد الاجتماع القادم
الاجتماع انتهى في الوقت المحدد
كل شخص يترك الغرفة يعرف الخطوة التالية التي سوف تتخذ
بعد الاجتماع
تلقى المشاركون مذكرة متابعة للقرارات والمسئوليات خلال ٢٤ ساعة
تم تفويض متابعة القرارات
تم وضع الأعمال غير المنجزة على جدول أعمال اجتماع الفريق المقبل
يمكنك تحميل القائمة (pdf) وطباعتها مجانا من هنا
شاهد المزيد حول عقد إدارة الاجتماعات
