في هذه المقال
الهواتف الذكية (Smart phones) يمكن تساعدنا كثيراً في زيادة فاعلية تواصلنا مع الآخرين كلما أحسنا استخدامها . بينما يمكنها أن تتحول لنقمة أيضا إن لم نراعي الاستخدام الذكي للتكنولوجيا الذكية
١- استخدم التطبيقات المساعدة
بين يديك كنز حقيقي من الأدوات المساعدة لادارة مهامك والتواصل مع الآخرين من أي مكان، وسيفيدك جدا كقائد استخدام بعض التطبيقات العملية مثل Google Drive لادارة الملفات، Google Calendar لادارة المواعيد ،Microsoft To Do لادارة مهامك وغيرها تفاصيل وتطبيقات اكثر للقادة من هنا
٢- اجعل الجميع على علم بالأخبار العاجلة باستخدام group texts
لا تخلو حياة قائد من أخبار عاجلة (سارة أو مؤلمة، أو مستجدات هامة) يتمنى توصيلها للفريق على نحو السرعة أينما وجدوا. وتساعدك الهواتف الذكية في تخصيص مجموعات مختلفة من الناس مثلا “مجموعة كل الفريق، مجموعة قادة الأقسام، مجموعة المبيعات،.. الخ” بما يمكنك من إرسال أي رسالة لكل المعنين دفعة واحدة بسرعة وسهولة. لمعرفة كيفية إنشاءها على هاتفك تحديداً.. يمكنك البحث في جوجل باستخدام جملة مثل: How to send group texts from + اسم وموديل هاتفك
٣- استخدم المكالمة الصوتية لإظهار الاهتمام الأعمق.
رغم سهولة إرسال الرسائل النصية، وسرعة إنجازها. إلا أن المكالمة الشخصية لها طابع خاص وتُظهر اهتمام أعمق بالشخص، لذا استخدم المكالمة “لا الرسالة” عندما تريد إظهار اهتمام وتقدير شخصي أكبر خاصة إن أدرت أن تشدد من شخص في الأحداث المؤلمة، أو أعياد الميلاد، والمناسبات الخاصة (لا يكفي في مثل تلك الأمور أن ترسل رسالة جاهزة)
٤- اعقد الاجتماعات العاجلة باستخدام conference call
قد تحتاج أثناء غيابك في رحلة عمل، أو أثناء اتخاذك لبعض القرارات العاجلة أنا تتشاور سريعاً مع بعض الأعضاء معاً، لا تفقد الوقت بعد اليوم، قم بعمل اجتماع سريع على التليفون باستخدام هذه الخاصية المفيدة ولا تؤجل الاجتماعات أو القرارات بلا داعي. (هذه الخاصية غير موجودة بصورة افتراضية، بل تتطلب اتصالك بشركة الاتصالات لتفعيلها مقابل مبلغ مالي بسيط شهرياً)
٥- أعط الأولوية للمحادثات التي تتم وجها لوجه.
إن كنت في خضم محادثة تتم وجها لوجه، و رن جرس الهاتف، اعط الأولوية للمحادثة الجارية وأجل الرد على الهاتف. إما إن كان هناك أمر طارئ جداً فيمكنك استئذان الشخص الذي تحدثه أولاً قبل الرد. وبالطبع لن تكرر هذا كثيراً.
٦- اسأل من تحدثهم إن كان لديهم الوقت للحديث.
في عالم مليء بالمشاغل غالبا ما سيكون متلقي مكالمتك مشغول بشيء ما. لذا من المناسب أن تبدأ مكالمتك بعد التحية بالسؤال: … هل هذا وقت مناسب لك للحديث؟ أو: كنت أود الحديث معك ٥ دقائق بخصوص كذا .. ما الميعاد الأنسب لك للاتصال؟ وفي كل الأحوال كن موجزاً في المكالمات الهاتفية إذ لا تعرف الظروف النفسية والمكانية التي يمر بها الطرف الآخر وقت المكالمة.
٧- في الاجتماعات لا تستخدم هاتفك إلا فيما يتعلق بالاجتماع.
تأكد من إيفاق جرس الهاتف، ولا تنشغل بهاتفك وأجهرتك بينما يتحدث الآخرون. وإذا كنت تريد أن تستخدم جهازك في كتابة أمور تتعلق بموضوع الاجتماع يمكنك إخبارهم بذلك مقدماً حتى لا يشعروا بعدم تقديرك لحديثهم.
٨- تعامل بحكمة عند استخدام مكبر الصوت
لا تتصل أو تستقبل أي مكالمة باستخدام مكبر الصوت (Speakers) إلا إذا أردت إشراك مجموعة من الناس في الحديث، وبشرط أن تبادر فور بدء المحادثة بإخبار الطرف الآخر على الفور بأنك تشغل السماعة الخارجية لهاتفك وتقدم له كل الموجودين في الغرفة.
٩- أنشئ كملة مرور قوية لجهازك
في أي لحظة ربما يضيع جهازك في أي مكان، وبالطبع لا تحب أن تترك كل حساباتك الشخصية، وبيانات الفريق والمؤسسة في ايدي أشخاص قد يسيئوا استخدامها. أنشئ الآن كلمة مرور قوية لجهازك يصعب تخمينها. ولا تشاركها لأي شخص. (هام جدااا: عند إنشاء كلمة مرور جديدة وقوية. تأكد من تسجيلها على أي وسيلة امنه اخرى لتتمكن من الرجوع إليها في حالة النسيان)
١٠- استخدم خاصية “إيجاد هاتفي”
ماذا لو ضاع، أو سُرق هاتفك .. تتيح أنظمة الهواتف الحديثة معرفة مكان جهازك في أي لحظة، لاسترجاعه أو لمسح كل البيانات التي عليه في حالة الخطر.
اعرف أكثر عن تشغيل هذه الخدمة المجانية لأجهزة iPhone, iPad من هنا & ولأجهزة Android من هنا
نقطة عمل:
راجع الخطوات ١ & ٢ & ٤ & ٩ & ١٠ وجهز هاتفك الآن للاستفادة مما تراه مفيد لك من هذه الأفكار. إن كان لديك سؤال أو احتجت مساعدة بخصوص هذا اكتب لنا، يشرفنا خدمتك.
