٧ أسئلة تحتاج ان تسألها لأعضاء فريقك كل شهر

المؤسسات التي تسعى للنجاح في تحقيق رسالتها تحتاج أن تؤسس ثقافة الاستماع المستمر في مختلف قطاعاتها، خاصة “الاستماع للعاملين” فهم عصب المؤسسة واذرعها. ولأنهم يقفون على خط الجبهة يوميا..

 

لذا فأعضاء الفريق قد يكون لديهم وجهات نظر افضل بكثير عن الأمور التي يجب تحسينها، وكيف، ولماذا. لذلك يعمل القادة الأذكياء على تهيئة البيئة الآمنة والمشجعة لهم، و حثهم على التعبير عن آراءهم بحرية، وإزالة أي تخوفات مترسبة بخصوص ذلك.

إن احد اهم أدوارك كقائد هي إزالة الخوف من العاملين وتشجيعهم – عمليا – ليتحدثوا بصراحة وانفتاح بدون خوف من اي عواقب لمشاركة أفكارهم وانتقاداتهم.

وفي الحقيقة فان إجراء الاستبيانات التقليدية المطولة كل عام لن يسعفك أبداً لغرس ثقافة الاستماع، ولن يسعفك أبداً للتحرك بسرعة مع التغيرات والاحتياجات المستمرة. لذلك يحتاج كل قائد لطرح هذه الأسئلة القليلة – بانتظام – على مدار العام لتحسين الجو العام والفعالية وأيضاً تحسين الكفاءة باستمرار.

إن هذه الأسئلة الـ ٧ المفتوحة تساعد أيضا على فهم الصورة الكاملة بطريقة أوضح، ومناقشة المسائل الغير واضحة، وملاحظة لغة الجسد ونبرة صوت الأعضاء أكثر من مجرد كلماتهم. كما أن هذه المناقشات ستزيد من ثقة العاملين في اهتمام الإدارة بهم، وتجعلهم واثقون في انهم مشاركين فعليا في التفكير واتخاذ قرارات المؤسسة مع القادة.

 

كيف تسأل؟

قبل الإسراع للسؤال .. هنا بعض النصائح التي تساعدك للحصول على معلومات أفضل وأكثر قيمة من الموظفين.

١- استمع بانتباه

بينما  يجاوبك الموظف، حتما سوف تتملكك الرغبة الطبيعية في الرد و الدفاع عن نفسك. تعلم كيفية تكبح هذه الرغبة. إن هذه من أهم الدروس إن رغبت في جمع ردود فعل حقيقية ومفيدة.
حتى وإن كان هناك لحظات صمت في في انتظار رد فعلك، انتظر للموظف واصبر له وسوف يستمر في التحدث والتوضيح أكثر، وسوف يشاركك الأفكار الاخرى التي قد لا تكون محل خلاف. (فن الانصات)

 

٢- استمر في طرح الأسئلة مرارا وتكرار

لا تخشى طرح نفس الأسئلة شهرا بعد شهر. أحيانا ستجد الموظفين غير منفتحين للمشاركة، أو ربما ليس لديهم إجابات حاليا.
ولكن كلما ذكرت موظفيك باستمرار بهذه الأسئلة، فإنهم سوف يبدأوا التفكير في هذه الأمور أكثر و أكثر يوما بعد يوم . ليكونوا مستعدين في المرات القادمة أن يعطوك إجابات أفضل وأكثر نفعاً.

 

٣- كن أمينا في السؤال، تأكد من أنك تعني ما تقول

كلما أتيت للموظف بتوجهات إيجابية صادقة، وذهن منفتح للتطوير الفعلي  كلما استمعت لردود مختلفة تماماً. لذا لا تسأل لمجرد السؤال والاطلاع.  بل اسألهم لأنك مهتم حقاً بهم، ومهتم بأن يكونوا في حال أفضل وأكثر تأثيراً.

 

٤- اسأل بلطف

انتبه دائما لنبرة سؤالك. تأكد من انك تشارك الأسئلة في شكل “استفسار ودي” و “ليس استجواب”.
على سبيل المثال، قد تقول: السؤال التالي إليك يا فلان .. أنت بالطبع قد لاحظت التدني الكبير في نسبة المبيعات للشهر الماضي؟ ,أريد أن اعرف منك بالضبط ما الذي حدث؟ ولماذا؟”،
مثل هذه الطريقة التي تشعر من أمامك انه في اتهام واستجواب للدفاع، وهو ليس المقصود أبداً بالسؤال. لذلك ربما تود أن تسأل هكذا: “ يا شباب .. نحتاج أن نفكر معا في المبيعات الشهرية .. كيف نستمر في النمو؟ ما الذي يجب أن نفعله؟”

شاهد .. انفوجرافيك القائد والمدير

 

إليك ٧ أسئلة
يحتاج كل قائد أن يسألها لفريقه شهرياً

١- ما الشيء الذي تشعر بالفخر لأنك قمت به هذا الشهر؟

كثيرا ما ننسى لفترات طويلة ان نربت على كتف احدهم ممن قاموا بعمل متقن بالمؤسسة. ولكن طرح هذا السؤال على الموظفين مرة كل الشهر، سيساعد بلا شك على بناء الشعور بالإنجاز والفخر.
أعضاء فريقك بحاجة للشعور بأنهم يحققون تقدما، وهذا سيساعدهم في البقاء منخرطين في مهامهم.

إن هذا السؤال جيد لسببين:
١- سيعطي العضو فرصة لإظهار عمله
٢- سيعطيك انت فرصة للتعرف على ما يعتبره العضو أمراً مهما

كيف لهذا السؤال أن يحسن أداء الموظفين:
السماح للموظفين بالاحتفال “بالانتصارات الصغيرة” سيجعلهم أكثر حماسا للمضي قدماً.

 

٢- لو كنت المسئول / قائد المؤسسة .. ما هو الشيء الوحيد الذي كنت ستفعل بشكل مختلف؟

القادة الاكفاء يتمنوا لو أن كل الموظفين يشعروا بأنهم أصحاب المؤسسة، و هذا السؤال وسيلة رائعة لمنحهم هذا الشعور بالملكية. ومن ناحية اخرى فالسؤال أيضاً قد يمنحك بعض الأفكار الرائعة من الموظفين.

كيف لهذا السؤال أن يحسن أداء الموظفين:
طرح هذا السؤال كثيرا سوف يذكر الموظفين أن لأفكارهم وآراؤهم قيمة كبيرة.

 

٣- كيف يمكن أن أكون قائدا أفضل؟

القادة الأذكياء المتواضعين بصدق، هم من يبحثون باستمرار عن النمو و التحسن.
ومع هذا السؤال تحديداً من المهم أن تذكر الموظفين بأن لا يترددوا في قول ما يريدون. وكقائد حكيم، يجب أن تكون مستعداً لقبول أي ردود فعل تأتي من موظفيك.

كيف لهذا السؤال أن يحسن أداء الموظفين:
القائد الذي يتطلع باستمرار ليكون قائداً أفضل هو من ينمو – بالفعل – ويجعل الموظفين أكثر سعادة، وأفضل أداءا.

 

٤- ما هو التحدي الأكبر الذي تواجهه الآن ؟

ولكن كيف للقائد أن يساعد أعضاء فريقه بينما لا يعلم – فعليا – أكبر تحدياتهم؟!!
يحتاج القادة الحقيقيون أن يقوموا بدور المدرب الشخصي مع أعضاء فرقهم، ومساعدة الأعضاء شخصياُ في تجاوز الصعاب التي يمرون بها. ومع طرح هذا السؤال باستمرار والانصات و التجاوب مع تحديات الموظفين سيصبح الموظفين أكثر نموا، وتركيزاً، وتأثيراً.

كيف لهذا السؤال أن يحسن أداء الموظفين:
إظهار اهتمامك  “العملي” بمساعدة الموظفين في التحديات التي تواجههم، سيجعلهم أكثر راحة، وأكثر إنجازا أيضاً.

 

٥- ما الذي يمكننا فعله لنجعلك أكثر نجاحاً؟

نمو الشخصية هو أهم عامل مؤثر على فاعلية الموظف. لذا فهذا السؤال يعد وسيلة رائعة للتأكد من الموظفين دائما في تحسن وأنهم يصبحون أكثر إنتاجية.
كل قائد محترف يؤمن تماما أن فريقه هو المسؤول عملياً عن إنجاح أعمال الشركة على الأرض، وكلما ركز القائد في جعل الموظفين أكثر نجاحاً، كلما اصبح الفريق أكثر نجاحا وإنتاجية في عمله.

كيف لهذا السؤال أن يحسن أداء الموظفين:
ببساطة .. بمجرد أن يشعر الموظفين “بصدقك” في انك هنا لأجلهم، غالبا ما يكون كاف لتحفيزهم وجعلهم أكثر حماسا.

 

٦- ما هو الشيء الأهم الذي يجب القيام به لتحسين منتجاتنا / خدماتنا؟

غالبا ما تأتي أفضل أفكار الابتكارات من موظفي الخطوط الأمامية (الذي يواجهون يوميا احتياجات العملاء، وتحدياتهم)
لذلك تأكد من أنك كثيراً ما تطلب منهم اقتراحاتهم لتطوير أداء الشركة. ويجب أن تسأل هذا السؤال مرارا و تكرارا بسبب التغير المستمر للسوق في اغلب الأحيان.

كيف لهذا السؤال أن يحسن أداء الموظفين:
هذا سيجعلهم يشعرون أكثر بارتباطهم الفعلي بالشركة ويجعلهم أكثر حماسا لتقديم الأفضل.

 

٧- هل هناك أي مشاريع كنت تتمنى فعلياً العمل عليها – أن كانت هناك فرصة – ؟

هل تعرف ما اكبر دافع للعمل لدى الموظفين؟ إنه العمل على المشاريع المتحمسين لها شخصياً.
غالبا ما تتغير أدوار الموظفين في الشركات لأننا جميعاً مازلنا ننمو ونكتشف أنفسنا أكثر كل يوم. لذا ساعدهم في اكتشاف وتحقيق رؤيتهم، وشغفهم داخل الرؤيا الكبيرة للمؤسسة.

كيف لهذا السؤال أن يحسن أداء الموظفين:
عندما تدع الموظفين يكتشفون شغفهم ومواهبهم الحقيقية، سيكونون أكثر حماسا وتأثيرا في عملهم عندما يأتون كل يوم للعمل.

 

المصدر مدونة officevibe – بتصرف